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Organisation ordinaire pour journée extraordinaire

Par Cécile AtCom

Les 5 principes d'une organisation efficace

Il n'est pas facile de s'organiser lorsque l'on est entrepreneur et ce n'est pas à vous que je vais l'apprendre n'est ce pas ?

Vive la liberté mais elle a un prix, celui d'être seul face à ses responsabilités. Vous êtes votre propre patron, ça a des avantages certes, mais aussi des inconvénients.

Personne n'est là pour vous dire quoi faire, à quel moment le faire et comment le faire mais le résultat lui seul est sans appel et c'est cash !

Il existe heureusement de nombreuses solutions pour s'organiser et passer d'une journée ordinaire à une journée extraordinaire.

 La première de vos responsabilités en tant qu'entrepreneur se résume en un mot : profit. Faire que vos journées vous soient le plus profitable.


C'est bien souvent là que les choses se gâtent. Je fais référence à mon précédent article intitulé « si vous craignez la solitude, ne vous mariez pas ». J'y relate le désarroi de Fred, entrepreneur face à sa solitude et au manque de motivation.


C'est pour palier au manque de motivation et pour tous ceux qui ont tendance à  tout repousser au lendemain  que je vous présente les 5 principes d'une organisation de travail réussie.

Considérez cet article comme un outil de travail, c'est pourquoi il vous est présenté aussi en PDF.
Pour en profiter pleinement, téléchargez-le et garder- le précieusement à portée de mains, un jour, il vous servira.

Le facteur primordial à toute organisation est la motivation. Souvenez-vous de cette formidable motivation qui vous a impulsé l'énergie nécessaire à la création de votre entreprise.

Cette motivation qui fait que vous vous levez tous les matins hyper enthousiaste à l'idée de récolter les fruits de ce que vous avez semé petit à petit.


1. La motivation comme toute chose, ça s'apprend

Comment ?
En adoptant une attitude positive.
Et cela commence tout simplement en clarifiant vos objectifs.

Comme tout entrepreneur, des objectifs vous en avez. Mais Il ne sert à rien de les garder à l'esprit.
Les écrire sur du papier les concrétise, les rendent plus palpables.
Informez votre entourage de vos objectifs du moins ceux qui sont à votre écoute, en qui vous avez confiance.


Ce procédé présente 2 avantages.
Le premier c'est l'échange.
C'est important de parler surtout si vous êtes seul face à votre machine ou votre ordinateur la plupart du temps. Ça vous dégourdit les neurones et vous replonge dans la réalité.

Le deuxième intérêt peut-être fort utile à tous ceux qui ont tendance à reporter chaque tâche systématiquement au lendemain.
En effet, savez vous que de déclarer publiquement (à son entourage) ses intentions renforce l'idée d'engagement.

Les personnes qui déclarent ouvertement leurs intentions ont beaucoup moins tendance à revenir dessus,  tout simplement parcequ'elles ne seraient plus crédibles aux yeux de ceux à qui elle les déclare.

Technique efficace pour palier à la procrastination !

L'entourage, ça se choisit.


D'être entouré c'est bien et nécessaire, à condition d'être entouré de personnes qui croient en vous, en votre projet.
Entourez-vous de personnes qui vous écoutent avec bienveillance avec qui vous pouvez échanger sincèrement. Bannissez les autres, même s'ils sont proches de vous.

Prenez aussi le temps d'écouter avec empathie, ceux qui, comme vous, se sont lancés dans l'aventure entrepreneuriale.  
Tout d'abord parce que vous serez moins isolé.


Admettez que c'est souvent la problématique de l'entrepreneur et puis, qui donne,  reçoit en retour.
Cet adage est toujours d'actualité.
C'est en écoutant, en partageant, en aidant d'autres entrepreneurs que vous constituerez un réseau de vos plus fidèles partenaires. Facteur parfois déterminant pour le développement de votre entreprise.
Votre réseau peut vous constituer un véritable gisement de prescripteurs ou du moins de personnes influentes pouvant vous amener de futurs clients.
 

2. définissez vos objectifs

2 types d'objectifs sont à prendre en compte.
- Le premier d'entre eux, votre objectif sur le long terme,  à 5 ans. Nous sommes dans ce que j'appelle le registre de l'irrationnel. C'est l'objectif dont vous rêvez, tant financier, matériel, qu'affectif.
C'est d'ailleurs cet objectif tant imaginé qui a fait que vous avez créé votre entreprise.

- le deuxième, c'est l'objectif à l'année, beaucoup plus rationnel. Vos objectifs doivent répondre aux questions pourquoi, qui, quoi,  où, quand, comment.
Définissez et fixez vous un objectif sur l'année d'après vos besoins financiers (vos besoins personnels et les besoins de votre entreprise).

  • A vous d'analyser le Chiffre d'Affaires à accomplir pour couvrir d'une part vos dépenses et d'autre part les bénéfices à réaliser.
  • Devant la case C.A à concrétiser, à vous de définir  le volume d'affaires à effectuer (ce que cela représente en quantités de services ou de solutions à produire) et le nombre de clients pour atteindre votre objectif.
  • Une fois réalisé, procédez à un découpage par mois par semaine de votre C.A, de vos besoins financiers, de votre volume d'affaires, sans oublier le nombre de clients souhaités pour atteindre votre Chiffre d'Affaires.
  • Il est rare que vos clients arrivent naturellement à vous, du moins au début de votre activité. Il vous faudra donc passer par la case prospection.


3. préparez-vous

Toute préparation à la prospection demande une préparation mentale. C'est bien souvent l'erreur que commettent la plupart des entrepreneurs, le manque de préparation.
La préparation mentale
Il s'agit du facteur indispensable pour réussir votre prospection, et cela passe par la motivation   comme je vous l'ai expliqué dans le premier paragraphe.
Conditionnez-vous à la réussite et cultivez une attitude positive. Cette attitude attire les clients à vous.

- Préparez-vous matériellement, traduisez : organisez-vous !
1. Définissez les actions commerciales sur l'année pour atteindre votre objectif annuel et les coûts de chaque action.
Devant chaque action, notez le nombre de clients nécessaire pour atteindre votre C.A.
Vous établissez ce que l'on appelle votre plan d'actions commerciales, c'est le programme généraliste de toutes les grandes actions à envisager pour développer votre clientèle
Pour une meilleure visibilité, découpez votre plan par trimestre, puis par mois. Cela vous permet une plus grande réactivité si vous devez changer ou modifier  votre plan d'actions commerciales en cours d'année.

2. Planifiez sur un grand calendrier toujours à votre vue, les objectifs de l'année réparties mois par mois. Encore plus pratique, utilisez le mindmapping
Si vous ne connaissez pas cette formidable méthode de travail, vous trouverez sur mindmapping.com les explications qui vous montreront tout le potentiel du mindmapping pour votre entreprise.

3.  D'après votre plan d'actions commerciales vous définissez votre plan d'actions de prospection, malheureusement très peu utilisé. Pourtant, c'est ce plan très concret qui suit précisément votre plan d'actions commerciales.(Voir mon précédent article, la prospection commerciale, votre atout gagnant).

Affichez-le dans votre bureau.
Je vous propose un exemple de plan de prospection à télécharger.

4. Munissez-vous d'un agenda, écrivez et notez le détail de chacune de vos actions de prospection, pour le mois en cours, puis par semaine et enfin par jour.

4. La prospection, c'est le nerf de la guerre pour vous développer. A consommer sans restriction !

C'est pourquoi, il nécessaire de prévoir obligatoirement 2 x 2 heures minimum de prospection par semaine sans compter les réunions de clubs d'entrepreneurs ou autre formes de réseautage qui eux,  font partis de votre prospection indirecte !

Planifiez vos heures de prospection le mardi et le jeudi de 10 à 12 heures et de 14 à 17 heures.
Ce sont les jours et les heures les plus intéressantes pour joindre vos prospects ou clients professionnels.

Pour contacter les particuliers, planifiez vos heures de prospection de 12h30 à 14h et après 19 heures.

Attention, il y a des spécificités dans certaines professions.
Par  exemple, dans le milieu agricole pour mettre toutes les chances de votre coté et être certain de joindre votre contact, il vaut mieux appeler avant 8 heures ou après 20h30, pour les professions libérales (avocats, médecins), bannissez le samedi matin car ils sont surbookés !

 

5. Les principes qui vont changer la vie de votre organisation

  • Un principe d'organisation qui fait école : Devant chacune de vos actions à effectuer, que se soit pour votre prospection ou pour toute autre tâche journalière, apposez obligatoirement une heure de début et une heure de fin d'activité. Quitte à faire sonner votre montre ou avoir un réveil pour vous avertir de la fin de votre tâche.
  • Détaillez vos actions ou tâches à effectuer c'est-à-dire listez et numérotez par ordre d'importance chaque tâche en prenant soin de mettre les tâches qui vous semblent le plus difficile à faire au moment ou vous êtes le plus en forme car votre attention est à son maximum.
  • Programmez des moments de pause. 
    Là encore, donnez-vous une heure précise et apposez sur votre agenda une heure de début et de fin de pause.
  • Rendez-vous toujours à la même heure sur votre lieu de travail.
  • A votre arrivée, ne vous jetez pas sur le courrier ni sur vos mails ni sur le répondeur.
    Là encore, vous avez pris soin de programmer une heure précise pour gérer ces tâches. 
    Prenez une ½heure pour gérer vos mails en fin de matinée ou en début d'après midi après le déjeuner par exemple. C'est le genre d'activité que vous pouvez faire pendant la digestion ou vous n'êtes pas forcément au top de vos possibilités.
  • Soyez strict avec vous-même. Refusez tout appel d'amis, de la famille etc. Prévoyez dans ce cas un répondeur.
  • Refusez de vous laisser distraire. Concentrez-vous sur votre business car personne ne le fera à votre place.
  • Avant de quitter le bureau,  le soir, prenez toujours ¼ heure pour préparer ce que vous devez faire pour le lendemain.
    C'est-à-dire listez et écrivez vos actions et tâches pour le lendemain sur votre agenda.
  • Préparez la veille au soir, la première mission que vous aurez à effectuer le matin en arrivant. Laissez ouvert votre agenda à la date du lendemain bien en vue sur votre bureau. Ainsi, Vous serez tout de suite opérationnel dès votre arrivée.
  • Veillez à ranger votre bureau.
  • Le soir,  avant de vous endormir, visualisez les cotés positifs de votre journée et visualisez votre journée du lendemain.
    En vous préparant ainsi, votre subconscient profite de votre sommeil pour préparer votre cerveau à accomplir les tâches et autres actions du lendemain.
    Planifier  et visualiser la veille pour le lendemain vous rendront plus sûr de vous car vous en maitriserez les rouages et les obstacles. D'ores et déjà vous conditionnerez votre cerveau à les surmonter, que du bonus !

 

 

"Organisation ordinaire d'une journée extraordinaire" en PDF

 


"Organisation ordinaire d'une journée extraordinaire" à télécharger en MP3

 

 

Et vous quels sont vos trucs, vos astuces pour vous motiver et pour vous organiser ?

A très bientôt.
Et surtout prenez soin de vous.

Cécile AtCom
 

Thématique : Augmenter sa confiance en soi

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